如何分析SAP期末清帳和重分類

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SAP期末清帳和重分類

通常企業(yè)都會制定完善的應(yīng)收應(yīng)付管理制度,ERP應(yīng)該能提供及時登記往來款項和準(zhǔn)確反映應(yīng)收應(yīng)付帳款的形成、回收、支付及增減變化情況并按月進(jìn)行核對與清理的功能。

SAP提供了強(qiáng)大的應(yīng)收應(yīng)付管理,簡單列舉幾個其應(yīng)收應(yīng)付功能:

(1).購銷合同中明確各項條款

應(yīng)收應(yīng)付從購銷單據(jù)開始就可明確各種條款,通常,顧問們會傾向于使用采購/銷售文本(請參考相關(guān)篇幅)功能來定義各種條款,這些條款被寫入采購訂單或銷售訂單主數(shù)據(jù), 主要包括付款方式、付款日期、運(yùn)輸情況、包裝方式、送貨期限甚至違約違約責(zé)任, 這些條款將隨采購訂單或銷售單據(jù)被打印或被傳真并形成法律效應(yīng),SAP提供了Output Message來完成打印或傳真功能,可以將來發(fā)生爭端時根據(jù)尋求訴訟保全。

(2).雙方往來對帳

 一個公平競爭的市場環(huán)境下整個企業(yè)鏈應(yīng)該是雙盈的,在SAP財務(wù)模塊提供了階梯式的往來通信功能,包括:

a.     信函功能(Correspondence)

典型的信函有支付通知(Payment notifications) 、對帳單(Account statements) 、

余額確定單(Balance confirmations)等, 支付通知實際上也包括到期需要付給人家的款項,應(yīng)收過大容易形成壞帳,應(yīng)付過大也容易造成資不抵債高負(fù)債運(yùn)營。

 b．自動支付（Tcode：F110）

    SAP提供了自動支付功能，可以自動找到到期的應(yīng)付形成付款，當(dāng)然企業(yè)可以根據(jù)其支付計劃進(jìn)行一定調(diào)整，按照國外習(xí)慣,到期即需付款,延期的應(yīng)收和應(yīng)付需要計息,而按國內(nèi)實情,顯然自動付款實現(xiàn)不大現(xiàn)實。

c.催款(Dunning,Tcode:F150)

  相對普通信函而言,催款更加正式,SAP提供了多級催款,甚至在催款時可以計算利息,當(dāng)

然催款也包括企業(yè)的應(yīng)付帳款的催款(自催)。

（3）.制定激勵政策

SAP對商業(yè)折扣,現(xiàn)金折扣,銷售返利等業(yè)務(wù)提供了相應(yīng)處理方案。

(4).評估和信用機(jī)制

SAP有供應(yīng)商評估和完善客戶信用控制功能。

國內(nèi)ERP管象預(yù)付沖應(yīng)付、預(yù)收沖應(yīng)收等業(yè)務(wù)處理叫核銷，SAP管這些業(yè)務(wù)叫結(jié)帳/清帳，清帳一般包括平時手工清帳和月末自動清帳兩種方式。

手工清帳相關(guān)Tcode:

(1).F-03/ FB1S:手工清G/L account未清項（針對使用了未清項管理的一般總帳科目）

(2).F-44/ FB1K:手工清Vendor未清項（各供應(yīng)商的應(yīng)付未清項清帳）

(3).F-32/ FB1D:手工清Customer未清項（各客戶應(yīng)收未清項清帳）

(4).F-04:G/L account的帶清帳的過帳

(5).F-51:Vendor的帶清帳的過帳

(6).F-30:Customer的帶清帳的過帳

F-04,F-51,F-30這些Tcode初始屏幕顯示的默認(rèn)憑證類型不同而已,可以使用OBU1設(shè)置，使用這些Tcode在平時記帳時就可清帳。

SAP中的應(yīng)收應(yīng)付模塊和總帳集成設(shè)計簡潔，如下：

第一步：應(yīng)收應(yīng)付/預(yù)收預(yù)付/其它應(yīng)收其他應(yīng)付被設(shè)置成為統(tǒng)馭科目，這些科目或被設(shè)置到供應(yīng)商/客戶主數(shù)據(jù)或被設(shè)置為特殊總帳標(biāo)志，在記帳時是直接輸入供應(yīng)商/客戶（或+特殊總帳標(biāo)志）自動帶出的，而國內(nèi)傳統(tǒng)做法是記帳時輸入應(yīng)收應(yīng)付/預(yù)收預(yù)付/其它應(yīng)收其他應(yīng)付這些科目再將供應(yīng)商/客戶作為輔助核算字段。

        顯然，SAP不大可能會出現(xiàn)應(yīng)收應(yīng)付和GL不匹配的業(yè)務(wù)場景。

第二步：SAP提供了一套表來記錄供應(yīng)商/客戶已清項（Cleared Items）和未清項（Open Items），典型的Table： BSIS/BSAS | BSIK/BSAK | BSID/BSAD。

平時實際上就可使用F-44或F-32及時清帳，比如將某供應(yīng)商的一筆預(yù)付去清某筆應(yīng)付，而不需等到月底湊熱鬧統(tǒng)一去做。在本書的相關(guān)章節(jié)，曾論證了SAP應(yīng)付帳款未清行項中為什么沒有帶采購訂單號 +  利潤中心，實際上供應(yīng)商的一筆預(yù)付可能是針對某采購訂單的應(yīng)付未清項，此時SAP沒有提供默認(rèn)解決方案，原因是SAP供應(yīng)商發(fā)票校驗時可能根據(jù)多個采購訂單集中校驗，這些采購訂單可能采購了多個利潤中心的多個物料，匯總的一筆應(yīng)付無法鉤稽到采購訂單 +  利潤中心，而在有些企業(yè)的實務(wù)中可能應(yīng)付是唯一對應(yīng)到一采購訂單和利潤中心的，在這種情況下，如果需要加強(qiáng)清帳功能，可以考慮使用SAP的憑證增強(qiáng)功能寫入采購訂單和利潤中心。

除了手工清帳，SAP還提供了自動清帳功能。

自動清帳相關(guān)Tcode:

(1)F.13:不帶清帳貨幣（針對未清項管理的總帳應(yīng)收應(yīng)付和GR/IR科目自動清帳）

(2)F13E:帶清帳貨幣的自動清帳

手工/自帳清帳規(guī)則

A． 無論手工清帳還是自動清帳，相關(guān)科目一定要需設(shè)置未清項管理。

B． 使用手工清帳,科目主數(shù)據(jù)“創(chuàng)建/銀行/利息”屏的的自動過帳標(biāo)致不能選上。

C． 自動清帳可以針對應(yīng)收應(yīng)付和特殊總帳標(biāo)置的預(yù)收預(yù)付其它應(yīng)收其它應(yīng)付間進(jìn)行,

注意：A和W默認(rèn)的特殊總帳標(biāo)志不能進(jìn)行自動清賬處理。

自動清帳還包括進(jìn)行未清項管理的一般總帳科目,特別強(qiáng)調(diào)一下GR/IR科目的自動清帳。

D．自動清賬通常根據(jù)借方貸方金額相同，和輔助條件字段如采購訂單+采購行項目或分配字段相同項目歸類清帳，典型的如GR/IR科目，清帳字段是可配置的。

E．自動清帳也可在滿足清帳條件的多個借貸項進(jìn)行處理。

F．自動清賬適用于銀行待清賬戶的處理（比如實施了電子銀行的的電子對帳單），由于手動清賬的靈活性，多數(shù)情況下，企業(yè)還是愿意采用這種方式，特別是清帳時需要人為職業(yè)判斷的情況下，不準(zhǔn)確自動清帳有時還會造成帳齡分析問題。

下圖為清帳的配置路徑，清帳配置包括定義清帳過帳碼、清帳規(guī)則和自動清帳的附加規(guī)則。

應(yīng)收應(yīng)付自動清帳困惑

GR/IR和采購訂單+行項目是一一對應(yīng)的，即其每個行項目必定能帶上采購訂單和行項目，

這是SAP的設(shè)計特點(除了采購訂單外，也帶不出利潤中心).

http://community.kingdee.com/pages/sapguru/blog/archive/2007/12/28/267802.aspx

GR/IR作為中間科目，在收貨和發(fā)票環(huán)節(jié)實際上余額（包括憑證貨

幣、本位幣和附加本位幣）必定平衡?？蓱?yīng)收應(yīng)付就不那么容易了，以應(yīng)付為例,和GR/IR

不同的是,因為后勤發(fā)票校驗時是多個采購訂單或一個采購訂單多個行項目，所以它不大可

對應(yīng)到采購訂單+行項目，應(yīng)收也同樣，所以，應(yīng)收應(yīng)付使用好自動清帳是不容易的，不過，

財務(wù)如果連付錢和收錢都懶的去做好而等著系統(tǒng)自動做的話，你老板又怎么可能放心呢？

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