Saas應(yīng)用太多該如何管理

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什么是軟件即服務(wù)(SaaS)?

SaaS是一種基于云的軟件解決方案，軟件供應(yīng)商通過互聯(lián)網(wǎng)向用戶交付應(yīng)用程序。SaaS公司通常通過網(wǎng)站或應(yīng)用程序提供對(duì)其軟件的訪問。其他廣泛使用的云計(jì)算解決方案包括平臺(tái)即服務(wù)(PaaS)和基礎(chǔ)設(shè)施即服務(wù)(IaaS)。

SaaS、PaaS和IaaS

這三種模式都允許用戶利用強(qiáng)大的業(yè)務(wù)技術(shù)解決方案，而無需預(yù)先投資于內(nèi)部硬件，從而大大降低了成本。

SaaS模型：SaaS供應(yīng)商使用互聯(lián)網(wǎng)將軟件交付給最終用戶。使用通常是基于訂閱，每月或每年的費(fèi)用。SaaS用戶通常不需要對(duì)解決方案進(jìn)行昂貴或冗長的升級(jí)。由于它們是基于云的，升級(jí)由解決方案提供商管理。SaaS公司提供的可用性不會(huì)讓客戶對(duì)細(xì)節(jié)感到困惑。

PaaS模型：PaaS為公司提供了創(chuàng)建應(yīng)用程序、執(zhí)行web開發(fā)或管理其他編程項(xiàng)目的平臺(tái)。

IaaS模型：類似地，作為服務(wù)提供商的基礎(chǔ)設(shè)施允許用戶放棄物理服務(wù)器或數(shù)據(jù)中心。使用IaaS，供應(yīng)商管理基礎(chǔ)設(shè)施，而客戶端管理它們的軟件和應(yīng)用程序。與SaaS和PaaS一樣，IaaS用戶只需要支付他們需要的金額，隨時(shí)可以擴(kuò)展或減少他們的需求。

SaaS的優(yōu)點(diǎn)和好處

多租戶架構(gòu)：按照設(shè)計(jì)，SaaS公司如Salesforce被構(gòu)建為在其服務(wù)器上服務(wù)大量用戶(租戶)，這允許客戶根據(jù)其公司的需求擴(kuò)展其使用。無論他們是雇傭更多的人來進(jìn)行大規(guī)模的銷售推廣，還是縮小規(guī)模以降低管理成本，SaaS都可以根據(jù)需要進(jìn)行增減。

負(fù)擔(dān)得起的入門費(fèi)用：除了公司已經(jīng)使用的系統(tǒng)之外，沒有專門的硬件需要購買、租賃或設(shè)置，SaaS客戶不需要投資額外的基礎(chǔ)設(shè)施。SaaS也節(jié)省了客戶的勞動(dòng)力成本，因?yàn)椴恍枰F(xiàn)場安裝、更新或排除故障。

可以隨時(shí)付款：易于擴(kuò)展和定制，滿足您企業(yè)的獨(dú)特需求，意味著SaaS公司可以滿足您的預(yù)算支持。客戶可以避免購買不需要的硬件和高昂的安裝成本，還可以減少升級(jí)到SaaS平臺(tái)或獲得新功能所需的停機(jī)時(shí)間。根據(jù)業(yè)務(wù)和預(yù)算的要求，您可以更改所需的服務(wù)和需要訪問的用戶數(shù)量。

易于定制和集成：許多SaaS應(yīng)用程序和組件被設(shè)計(jì)成與來自同一供應(yīng)商或其他供應(yīng)商提供產(chǎn)品的完美集成。無縫集成的強(qiáng)大平臺(tái)是推動(dòng)業(yè)務(wù)增長的關(guān)鍵。

如果不解釋這個(gè)解決方案如何與另外兩個(gè)主要的基于云的交付模型(PaaS和IaaS)相適應(yīng)，SaaS的定義就不完整。這三種方法都允許用戶利用強(qiáng)大的業(yè)務(wù)技術(shù)解決方案，而無需預(yù)先投資于內(nèi)部硬件，從而大大降低了成本。

基于SaaS的優(yōu)勢，企業(yè)正在其組織內(nèi)部看到采用SaaS的大量增長。但是，技術(shù)人員需要組織起來并解決與許可證管理，冗余，治理和合規(guī)性/遵從性有關(guān)的問題。

防止由于分散的SaaS使用而導(dǎo)致IT膨脹的5個(gè)步驟

在當(dāng)今的商業(yè)環(huán)境中，敏捷性非常受歡迎。因此，企業(yè)現(xiàn)在正在積極利用技術(shù)帶來的效率來驅(qū)動(dòng)其流程。為什么不呢？數(shù)字工具使面向未來的公司比落后的公司表現(xiàn)得更好。哈佛大學(xué)的一項(xiàng)研究表明，“數(shù)字領(lǐng)袖”組織的三年平均毛利率為55％，而落后者的毛利率僅為37％。

關(guān)于是否要進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型的決定已經(jīng)變得毫無意義。取而代之的是，組織現(xiàn)在通常面臨的是進(jìn)行漸進(jìn)式更改還是顛覆性更改的選擇，這是其數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的一部分。

有趣的是，軟件即服務(wù)（SaaS）作為應(yīng)用程序的分發(fā)模型的出現(xiàn)使公司能夠迅速采用新工具。由于許可證訂購的成本相對(duì)較低，因此即使僅有幾個(gè)人的微小型企業(yè)也可以簡單地選擇加入這些服務(wù)。

但是，由于獲取技術(shù)工具變得容易，企業(yè)內(nèi)部也出現(xiàn)了膨脹和失控的問題。平均而言，企業(yè)可以跨各種業(yè)務(wù)功能使用上千種云服務(wù)，其中許多服務(wù)可能未得到充分利用，甚至是不必要的。如果不加以控制，SaaS使用的激增可能會(huì)導(dǎo)致各種其他問題，如集成挑戰(zhàn)、安全風(fēng)險(xiǎn)和冗余支出。

隨著團(tuán)隊(duì)被授權(quán)自行購買工具以滿足他們的特定需求，技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)者可能開始懷疑是否該是時(shí)候在軟件管理中扮演更被動(dòng)的角色了。

但是，與SaaS堆棧膨脹有關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)意味著您的管理有助于確保您的公司做出正確的技術(shù)選擇。您還必須確保這些基于云的應(yīng)用程序可以與本地IT和現(xiàn)有企業(yè)軟件一起很好地工作。

為了防止因分散使用SaaS而導(dǎo)致IT膨脹，請執(zhí)行以下五個(gè)步驟。

1.確定

在嘗試管理SaaS使用并更改現(xiàn)狀之前，對(duì)您的組織中的SaaS使用情況有個(gè)清晰的了解很重要。您應(yīng)該為企業(yè)中活動(dòng)的所有訂閱和用戶創(chuàng)建一個(gè)全面的最新列表。注意關(guān)鍵細(xì)節(jié)，包括應(yīng)用程序名稱，注冊用戶，訪問權(quán)限，訂閱費(fèi)用和期限以及法律和合規(guī)性信息。此信息對(duì)于制定有關(guān)如何簡化和管理這些SaaS應(yīng)用程序的策略至關(guān)重要。

如果你的整個(gè)公司只用一張信用卡支付訂閱服務(wù)，那么您將很難確定哪些付款是針對(duì)哪些軟件產(chǎn)品的，更不用說跟蹤哪個(gè)部門需要哪個(gè)應(yīng)用程序了。但是，使用虛擬公司信用卡服務(wù)工具，您可以輕松地對(duì)所有這些數(shù)據(jù)進(jìn)行細(xì)分和逐項(xiàng)列出。

同時(shí)，有的工具可以幫助IT管理員快速執(zhí)行定期審計(jì)。通過與公司的Web瀏覽器和單點(diǎn)登錄提供商集成，您可以跟蹤網(wǎng)絡(luò)中的SaaS使用情況。該解決方案還可以監(jiān)視員工的活動(dòng)，以便在用戶登錄時(shí)自動(dòng)記錄SaaS應(yīng)用以供您查看。

通過審計(jì)，您將能夠?qū)彶樗姓谑褂玫膽?yīng)用程序，并繪制出特定部門和團(tuán)隊(duì)所需的各種技術(shù)驅(qū)動(dòng)的功能。

2.精簡

審計(jì)之后，您可以輕松解決膨脹問題的方法之一就是簡化對(duì)構(gòu)成您的IT生態(tài)系統(tǒng)的SaaS應(yīng)用程序的選擇。該列表應(yīng)幫助您識(shí)別潛在的冗余功能和服務(wù)。

例如，市場部團(tuán)隊(duì)可以使用具有交叉特性集的各種工具。諸如Salesforce提供的marketing cloud工具可能有幾樣都支持著陸頁構(gòu)建和消息傳遞個(gè)性化功能。但是，團(tuán)隊(duì)仍可能訂閱這些，以涵蓋其他人所缺乏的一項(xiàng)功能。

通過了解這些重疊部分和每個(gè)工具的優(yōu)勢，您可以剔除冗余的、和那些不適合您流程的訂閱。根據(jù)您的情況，僅保留性能最佳的服務(wù)。

3.集成

SaaS應(yīng)用太多的負(fù)面影響之一是，猖獗的SaaS采用還可能加劇組織內(nèi)各個(gè)團(tuán)隊(duì)之間的孤島效應(yīng)而造成缺乏協(xié)作。如果每個(gè)團(tuán)隊(duì)使用自己的工具集，則可能會(huì)阻礙信息和工作流。為了克服這個(gè)問題，有必要集成這些應(yīng)用程序并使它們無縫共享數(shù)據(jù)。通過這種方式，工作可以輕松地從一個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)展到下一個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域，同時(shí)確保信息的完整性。

集成還有助于分析和商業(yè)智能。合并數(shù)據(jù)可以生成更準(zhǔn)確的見解。如果一個(gè)SaaS應(yīng)用程序的信息無法被其他數(shù)據(jù)源引用，則這將是不可行的。

您可以輕松了解各種應(yīng)用程序中數(shù)據(jù)的一種方法是使用業(yè)務(wù)儀表板，例如Salesforce sales cloud報(bào)表和儀表板功能。這些服務(wù)支持從大多數(shù)主流SaaS工具中提取最新數(shù)據(jù)，從而幫助您隨時(shí)生成業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確快照，您可以輕松地與整個(gè)公司的利益相關(guān)者共享。

4.監(jiān)控器

SaaS服務(wù)可以減輕IT團(tuán)隊(duì)的某些維護(hù)負(fù)擔(dān)。例如，軟件更新通常是自動(dòng)部署的，這與傳統(tǒng)軟件不同，在傳統(tǒng)軟件中，IT團(tuán)隊(duì)必須自己向端點(diǎn)推出補(bǔ)丁。但這并不意味著這些應(yīng)用程序可以不受監(jiān)控。您仍然應(yīng)該處于開發(fā)的最前沿，以確保這些應(yīng)用程序不會(huì)給您的生態(tài)系統(tǒng)帶來問題。

許多SaaS應(yīng)用程序使用JavaScript框架和庫作為其技術(shù)堆棧的一部分。程序包管理器NPM在其審計(jì)中發(fā)現(xiàn)，使用JavaScript庫的項(xiàng)目中有51％至少包含一個(gè)漏洞。開發(fā)人員通常需要將必要的補(bǔ)丁程序應(yīng)用到他們的應(yīng)用程序。但是，IT團(tuán)隊(duì)可以進(jìn)行盡職調(diào)查，并驗(yàn)證他們使用的應(yīng)用程序是否包含這些不安全的庫。

此外，請注意誰可以訪問這些SaaS應(yīng)用程序。如果不進(jìn)行監(jiān)控，一些員工可能在離開公司很久之后仍然能夠通過自己的SaaS訂閱保留對(duì)您的數(shù)據(jù)的訪問。使用公司提供的權(quán)限進(jìn)行單點(diǎn)登錄等功能可以幫助您及時(shí)分配和撤消訪問權(quán)限。通過監(jiān)視SaaS服務(wù)的訂閱數(shù)量和訂閱時(shí)間，還可以控制和最小化成本。

5.安全

網(wǎng)絡(luò)攻擊是當(dāng)今所有企業(yè)都迫切關(guān)注的問題。使用如Salesforce提供的云解決方案，基于其意識(shí)、技術(shù)手段、設(shè)備、人才等各方面對(duì)數(shù)據(jù)安全保護(hù)能提供更多保障的優(yōu)勢，但企業(yè)本身對(duì)數(shù)據(jù)的把控依然讓人擔(dān)憂。

企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該建立一系列數(shù)據(jù)保護(hù)制度，比如不要讓低級(jí)人員得到訪問管理員或所有者級(jí)的授權(quán)。建立允許您檢查和審核新用戶和工具的協(xié)議。必須明確概述有關(guān)員工使用SaaS服務(wù)的政策，并讓用戶負(fù)責(zé)。

消除組織的膨脹

請記住，您仍然需要在授權(quán)員工敏捷和控制基礎(chǔ)架構(gòu)之間取得平衡。您不想限制員工使用新的SaaS工具來使您的企業(yè)受益的可能方式。此外，許多這些SaaS產(chǎn)品現(xiàn)已成為某些業(yè)務(wù)流程的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)工具。

但是，考慮到現(xiàn)在采用技術(shù)所帶來的風(fēng)險(xiǎn)，控制SaaS的采用仍然很重要。一個(gè)膨脹的技術(shù)棧最終會(huì)變得難以處理和難以管理。簡化SaaS的使用應(yīng)該是重中之重。可靠的策略、認(rèn)真的實(shí)施以及選擇涵蓋范圍更全面的產(chǎn)品應(yīng)使您能夠享受SaaS的好處并克服潛在的問題。

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