早稻田大學(xué)開創(chuàng)日本高校RPA應(yīng)用先河

學(xué)校法人早稻田大學(xué)（ Waseda University） 是日本首個正式使用 RPA提高辦公效率的高校。這所私立大學(xué)創(chuàng)立于1882年（明治15年），畢業(yè)生英才輩出，如今已成為日本乃至世界極負(fù)盛名的研究型綜合大學(xué)。

2012年，早稻田大學(xué)為建校150周年制定了中長期計劃“150周年愿景（ Waseda Vision 150） ”，引進(jìn)了新的研究支援和財務(wù)系統(tǒng)。作為該計劃中的一環(huán)，學(xué)校于2017年著手導(dǎo)入RPA，旨在實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的自動化和信息化。

項目背景：

早稻田大學(xué)由本科、研究生院、研究所等 100多個部門組成。每個部門除預(yù)算管理外，還擔(dān)負(fù)著研究資金的管理任務(wù)。

研究資金大多是公共資金，既要嚴(yán)格監(jiān)管，又要保證準(zhǔn)確到位。加之，資金使用規(guī)則因課題而異。由于課題項目眾多，研究資金申請業(yè)務(wù)量大，單據(jù)處理任務(wù)繁重。

為了自動化處理申請和單據(jù)業(yè)務(wù)，早稻田大學(xué)決定部署 RPA。

應(yīng)用流程：

1.制作每年高達(dá)數(shù)十萬件的付款申請分錄表。

2.檢查分錄表的格式，再登記到系統(tǒng)。

3.識別錄入系統(tǒng)時錯誤的數(shù)據(jù)內(nèi)容。

RPA實施前：

1.人工手動制作、印刷大量付款申請分錄表，費時費力。

2.手動錄入不僅效率低、負(fù)擔(dān)重，還容易出錯。

3.當(dāng)錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錯誤較多時，系統(tǒng)無法一次性識別所有錯誤。

RPA實施后：

1.防止人為手誤，提高業(yè)務(wù)效率和質(zhì)量。

2.RPA機器人會自動驗證服務(wù)器上存儲的Excel文檔，發(fā)現(xiàn)問題則退回給相關(guān)負(fù)責(zé)人。

實施效果：

實施 RPA，每份單據(jù)處理時間減少約30%，全校每年可節(jié)約工時近40000小時。按金額換算，每年可提高數(shù)千萬日元的生產(chǎn)率。