真實(shí)還原集團(tuán)企業(yè)上線(xiàn)運(yùn)行eHR系統(tǒng)的挑戰(zhàn)與應(yīng)對(duì)經(jīng)驗(yàn)

近年來(lái)，筆者所在公司業(yè)績(jī)迅猛增長(zhǎng)，業(yè)務(wù)不斷擴(kuò)張，也帶來(lái)了員工數(shù)量的爆發(fā)式增長(zhǎng)，從2015年的6000人，發(fā)展到如今近2萬(wàn)人，匹配集團(tuán)發(fā)展戰(zhàn)略，15年開(kāi)始籌備人力資源三支柱轉(zhuǎn)型，作為管理體系支撐，期間陸陸續(xù)續(xù)也上線(xiàn)了一些考勤排班、招聘、e-Learning、薪酬、績(jī)效等系統(tǒng)，但基本上都有其獨(dú)立的報(bào)表設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)庫(kù)、以及用戶(hù)使用端，彼此之間的信息交互和數(shù)據(jù)共享難以實(shí)現(xiàn)。去年公司開(kāi)始重新選型，最終選擇了紅海云eHR，目的在于可集成及更新現(xiàn)有系統(tǒng)，搭建一體化人力資源管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)互通，更敏捷支撐人力資源管理轉(zhuǎn)型。

但凡企業(yè)級(jí)系統(tǒng)從選型到上線(xiàn)必然都要經(jīng)歷諸多“磨難”，周期長(zhǎng)，還涉及到各方資源、決策等，而且要知道的是 系統(tǒng)上線(xiàn)并不是終點(diǎn)，僅僅是起點(diǎn)，之后的系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)才是考驗(yàn)。俗話(huà)說(shuō)“三分實(shí)施，七分運(yùn)營(yíng)”，沒(méi)有體系化的運(yùn)營(yíng)管控，HR管理轉(zhuǎn)型將永遠(yuǎn)只是紙上談兵。通過(guò)回顧eHR系統(tǒng)上線(xiàn)運(yùn)行中的挑戰(zhàn)與應(yīng)對(duì)方案，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，供各位同仁討論參考。

一、推進(jìn)eHR系統(tǒng)高效運(yùn)行將會(huì)面臨的挑戰(zhàn)

1） 組建專(zhuān)業(yè)核心團(tuán)隊(duì)

  之前一度處于“只要上了系統(tǒng)就能轉(zhuǎn)型”、“上了系統(tǒng)就萬(wàn)事大吉”的狹隘的管理思維中，在系統(tǒng)上線(xiàn)階段投入大量資源，反而忽視了運(yùn)轉(zhuǎn)起來(lái)運(yùn)營(yíng)、人力資源的投入與管理。 此次升級(jí)eHR系統(tǒng)的目的在于，真正推動(dòng)企業(yè)人力資源管理轉(zhuǎn)型的落地，新的紅海云eHR系統(tǒng)比以往的系統(tǒng)數(shù)字化程度更高，數(shù)據(jù)貫穿全業(yè)務(wù)場(chǎng)景，如果團(tuán)隊(duì)沒(méi)有對(duì)業(yè)務(wù)的理解無(wú)法形成方法論借助新系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，沒(méi)有對(duì)數(shù)字化深入理解也無(wú)法達(dá)到用技術(shù)實(shí)現(xiàn)體系化管理的業(yè)務(wù)目標(biāo)。況且進(jìn)行企業(yè)級(jí)系統(tǒng)升級(jí)，也難免會(huì)觸及員工利益，引起員工抱怨，絕非易事。

因此，需要挑選懂業(yè)務(wù)、專(zhuān)業(yè)扎實(shí)且執(zhí)行力強(qiáng)的eHR項(xiàng)目核心團(tuán)隊(duì)來(lái)確保系統(tǒng)上線(xiàn)和穩(wěn)步運(yùn)行，加上此前系統(tǒng)功能分散，各流程節(jié)點(diǎn)只考慮自己的工作不考慮會(huì)給前后端流程帶來(lái)什么影響，需要打破“各自為政”的工作方式。

2） 面對(duì)質(zhì)疑與獲取支持

   上線(xiàn)新eHR系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)意味著人力資源管理的變革， 任何變革是利益博弈過(guò)程 ，這個(gè)過(guò)程一定會(huì)遇到大大小小的阻礙與質(zhì)疑。企業(yè)內(nèi)的各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)都在“爭(zhēng)奪”企業(yè)高層的電腦桌面，因?yàn)橹挥挟?dāng)某一系統(tǒng)獲得了高層的關(guān)注和深入?yún)⑴c，這一系統(tǒng)才能夠穩(wěn)步發(fā)展。

比如老板都希望各部門(mén)團(tuán)隊(duì)短期內(nèi)能盡快出成績(jī)，看到即時(shí)效果，而eHR系統(tǒng)項(xiàng)目從籌備、實(shí)施、上線(xiàn)到運(yùn)營(yíng)往往需要經(jīng)歷一年半載的周期，因而eHR系統(tǒng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)一方面需要取得高層的強(qiáng)力支持推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)行，一方面又很難向老板承諾具體的即時(shí)的項(xiàng)目回報(bào)。如何規(guī)劃好項(xiàng)目的規(guī)模和實(shí)施順序，從而迅速獲取最大程度的商業(yè)回報(bào)，又不影響eHR系統(tǒng)整合升級(jí)的最佳效果是我們?cè)谏暇€(xiàn)前面臨的主要挑戰(zhàn)。

3）重塑使用習(xí)慣和使用規(guī)范

因?yàn)榇舜紊婕暗臉I(yè)務(wù)模塊、數(shù)據(jù)遷移、系統(tǒng)集成較多，我們整體系統(tǒng)分為三期上線(xiàn)，可以說(shuō)是邊上線(xiàn)邊使用，在系統(tǒng)使用初期，相關(guān)員工有意無(wú)意用各種理由消極使用。因此如何盡量縮短學(xué)習(xí)期、建立使用習(xí)慣實(shí)際就是重新梳建立管理規(guī)范的過(guò)程，也是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)。  

4）直線(xiàn)經(jīng)理和員工的參與度

更新eHR系統(tǒng)作為公司HR三支柱轉(zhuǎn)型的重要抓手，最主要在于支撐HRSSC中心的落地，告別過(guò)去eHR系統(tǒng)只對(duì)HR部門(mén)有用的時(shí)代，全員應(yīng)用正成為基本潮流，員工是人力資源管理的主體，直線(xiàn)經(jīng)理是人力資源管理的業(yè)務(wù)伙伴，提升他們的參與度將直接影響人力資源管理服務(wù)的滿(mǎn)意度，才能真正發(fā)揮系統(tǒng)價(jià)值。

5） 關(guān)注用戶(hù)體驗(yàn)與效果反饋

轉(zhuǎn)型后的HR部門(mén)應(yīng)該要像業(yè)務(wù)部門(mén)一樣運(yùn)作，運(yùn)營(yíng)eHR系統(tǒng)首先要回答的是用戶(hù)（客戶(hù)）是誰(shuí)，需求是什么？第一類(lèi)用戶(hù)：高層管理人員，他們的需求主要圍繞在戰(zhàn)略決策需的組織、人才全局信息數(shù)據(jù)方面的支持；第二是中層管理人員。他們的需求主要圍繞在人員管理所需的績(jī)效反饋、團(tuán)隊(duì)管理、人才分析等工具；第三是員工。他們的需求主要是溝通協(xié)作、信息獲取、幫助支持等便捷服務(wù)。

其中，尤其要注意的是，很多企業(yè)的eHR系統(tǒng)沒(méi)有為高層提供價(jià)值，或者高層的使用體驗(yàn)很差，那么來(lái)自企業(yè)高層的不滿(mǎn)將成為eHR系統(tǒng)運(yùn)行中最大的挑戰(zhàn)。 

6） 集團(tuán)下屬單位應(yīng)用規(guī)范與深度

我們屬于集團(tuán)企業(yè)，下屬分支公司機(jī)構(gòu)眾多，從下屬單位對(duì)eHR系統(tǒng)的規(guī)范和深度應(yīng)用來(lái)看，在統(tǒng)一集中管理運(yùn)行的基礎(chǔ)上，還要考慮下屬單位系統(tǒng)應(yīng)用的靈活性，以前應(yīng)用的舊系統(tǒng)，因?yàn)椴捎么蠹胁渴鹉Ｊ?，所有功能?yīng)用只能按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范應(yīng)用，忽視了下屬單位的個(gè)性化需求，同時(shí)，由于其尚未認(rèn)識(shí)到系統(tǒng)的價(jià)值，或者系統(tǒng)缺乏對(duì)下屬單位有力的服務(wù)支持，導(dǎo)致下屬單位消極應(yīng)用，對(duì)于集團(tuán)企業(yè)來(lái)說(shuō)也將是一個(gè)難以回避的挑戰(zhàn)。不過(guò)好在此次更新的紅海云eHR系統(tǒng)靈活性和擴(kuò)展性比較強(qiáng)，可以支持總部及分支機(jī)構(gòu)管理體系，多元適配個(gè)性化管理范式，這方面的問(wèn)題到不大。 

二、推進(jìn)eHR系統(tǒng)穩(wěn)步高效運(yùn)行應(yīng)對(duì)之道

一、 團(tuán)隊(duì)運(yùn)營(yíng)

   我們eHR系統(tǒng)項(xiàng)目?jī)?nèi)部核心團(tuán)隊(duì)總共有20名，后期運(yùn)營(yíng)主要有內(nèi)部HR團(tuán)隊(duì)、IT部門(mén)團(tuán)隊(duì)，前期上線(xiàn)再加上紅海云交付實(shí)施團(tuán)隊(duì)一起協(xié)作。

    人才挑選：內(nèi)部團(tuán)隊(duì)主要通過(guò)發(fā)布項(xiàng)目組人員需求，有興趣有專(zhuān)長(zhǎng)的員工可申請(qǐng)?jiān)擁?xiàng)目，也會(huì)進(jìn)行人才甄選，根據(jù)對(duì)eHR系統(tǒng)項(xiàng)目核心團(tuán)隊(duì)進(jìn)行畫(huà)像，從業(yè)務(wù)敏感度、專(zhuān)業(yè)度、溝通力、協(xié)調(diào)力等維度，對(duì)申請(qǐng)人的經(jīng)驗(yàn)、資質(zhì)進(jìn)行評(píng)估、篩選，最終確定項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)核心團(tuán)隊(duì)。

   考核激勵(lì)：項(xiàng)目完成后，團(tuán)隊(duì)成員可以獲得積分獎(jiǎng)勵(lì)，工作成果會(huì)成為晉升、轉(zhuǎn)崗的參考，將專(zhuān)業(yè)積累融入到公司的軟件系統(tǒng)中，也會(huì)體現(xiàn)在年終績(jī)效評(píng)估中，調(diào)動(dòng)團(tuán)隊(duì)積極性和投入度，為推進(jìn)eHR系統(tǒng)高效運(yùn)行保駕護(hù)航。

   知識(shí)管理：通過(guò)知識(shí)萃取形成標(biāo)準(zhǔn)流程或SOP來(lái)幫助員工鞏固能力。外部通過(guò)紅海云團(tuán)隊(duì)向我們進(jìn)行知識(shí)轉(zhuǎn)移，編制出完備的系統(tǒng)使用手冊(cè)及進(jìn)行人員系統(tǒng)培訓(xùn)，內(nèi)部結(jié)合業(yè)務(wù)流程，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，基于eHR系統(tǒng)運(yùn)行，最終形成eHR系統(tǒng)管理員操作手冊(cè)、基礎(chǔ)人事SOP、招聘SOP、薪酬管理SOP、員工使用指南等一系列業(yè)務(wù)操作標(biāo)準(zhǔn)流程，提升使用頻率與效率。

二、 項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)

文化營(yíng)造：作為人力資源管理變革工具運(yùn)行的核心團(tuán)隊(duì)需要對(duì)外部市場(chǎng)動(dòng)態(tài)與趨勢(shì)保持敏銳度，要有非常強(qiáng)的創(chuàng)新精神和不斷改進(jìn)、迭代的精神，時(shí)刻關(guān)注外部市場(chǎng)的技術(shù)趨勢(shì)以提升目前HR 工具的能力。當(dāng)其他公司有一定成功實(shí)踐案例時(shí)，利用其示范效應(yīng)為內(nèi)部新技術(shù)的應(yīng)用提供實(shí)例支撐。

獲取高管支持：要讓高管看到項(xiàng)目的價(jià)值，最直接的方式就量化工作KPI。比如過(guò)去集團(tuán)及分支總共有HR團(tuán)隊(duì)近80人，現(xiàn)在20人就能通過(guò)系統(tǒng)承擔(dān)體量2萬(wàn)人員工管理與服務(wù)，過(guò)去骨干人才招聘周期平均45天，現(xiàn)在縮短到30天以?xún)?nèi)。這些數(shù)字可以清晰展示項(xiàng)目的KPI，有力向高管證明其價(jià)值，更好的獲取高管授權(quán)支持。

   積極宣傳：通過(guò)各項(xiàng)宣傳活動(dòng)提升業(yè)務(wù)經(jīng)理與員工、及下屬單位參與度，包括公司內(nèi)網(wǎng)主頁(yè)，手機(jī)H5 頁(yè)面，移動(dòng)端公眾號(hào)推送，明晰上系統(tǒng)的價(jià)值，定期收集這些員工對(duì)系統(tǒng)的反饋， 邀請(qǐng)這些員工參與線(xiàn)下分享，引導(dǎo)這部分員工作為“宣傳大使”，給與獎(jiǎng)勵(lì)。  

三、 用戶(hù)運(yùn)營(yíng)

  滿(mǎn)足用戶(hù)需求：劃分不同用戶(hù)應(yīng)用eHR系統(tǒng)的使用場(chǎng)景的不同需求，CEO高管類(lèi)用戶(hù)的需求要高度定制化，比如我們通過(guò)紅海云eHR系統(tǒng)的BI報(bào)表平臺(tái)可以定期輸出人力數(shù)據(jù)匯報(bào)總結(jié)，定制化推送給高層，讓其體會(huì)到系統(tǒng)與人力資源部門(mén)的價(jià)值；員工的需求要標(biāo)準(zhǔn)化和人性化，通過(guò)不斷引入優(yōu)化自助流程工具，讓員工體驗(yàn)更便捷，并提供及時(shí)的咨詢(xún)服務(wù)；業(yè)務(wù)經(jīng)理類(lèi)用戶(hù)需求在于管理高效性，尤其在系統(tǒng)建設(shè)初期，容易遇到問(wèn)題，如果沒(méi)有及時(shí)解決，容易心生退意，認(rèn)為系統(tǒng)還不如原來(lái)的手工操作方便，需要結(jié)合管理業(yè)務(wù)場(chǎng)景，及時(shí)提供專(zhuān)業(yè)咨詢(xún)和技術(shù)支持。

    持續(xù)優(yōu)化迭代：一旦決心要上eHR系統(tǒng)，就要有決心持續(xù)推進(jìn)系統(tǒng)高效運(yùn)行，并且做好系統(tǒng)運(yùn)行都會(huì)存在這樣那樣問(wèn)題的準(zhǔn)備，系統(tǒng)不能是“死”的，而應(yīng)該是“活”的，保持持續(xù)優(yōu)化、迭代精神，在整體規(guī)劃下有步驟、有重點(diǎn)地持續(xù)推進(jìn)運(yùn)行，持續(xù)地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題，定期復(fù)盤(pán)與改進(jìn)。

    總之，eHR系統(tǒng)上線(xiàn)不是一攬子工程，而是一個(gè)有策略、有重點(diǎn)、有方法需要持續(xù)運(yùn)營(yíng)的有生命力的企業(yè)戰(zhàn)略，前路并不容易，僅靠技術(shù)工具的更新也不可能達(dá)到戰(zhàn)略目標(biāo)，需要從高層到員工的參與，也需要不斷更新，并且持續(xù)追蹤其為企業(yè)帶來(lái)的效益。