如何理解OA系統(tǒng)中的公文管理？

如何理解 OA系統(tǒng)中的 公文管理 ？

公文管理 ， 顧名思義就是對(duì)公文的創(chuàng)制、處置和管理，即在公文從形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、辦理、傳遞、存貯到轉(zhuǎn)換為檔案或銷毀的一個(gè)完整周期中，以特定的方法和原則對(duì)公文進(jìn)行創(chuàng)制加工、保管料理，使其完善并獲得功效的行為或過程。協(xié)同 OA系統(tǒng)中對(duì)公文管理的在最基本要求是要完成全生命周期的管理。

公文的類型很多：政策、任命、請(qǐng)示、匯報(bào)、調(diào)令、法令 ……一般在政府和國(guó)企內(nèi)對(duì)公文管理的要求特別高，因?yàn)檎蛧?guó)企就是靠?jī)蓚€(gè)東西來管理運(yùn)作的：一個(gè)是公文、一個(gè)是會(huì)議。

公文管理在政府和國(guó)企里邊本身是一個(gè)復(fù)雜的體系，牽扯到的部門和人員極為廣泛，同時(shí)，公文的擬稿、審稿是否規(guī)范，簽收、執(zhí)行情況如何等，傳統(tǒng)的公文管理是無法體現(xiàn)和進(jìn)行跟蹤的。

因此，要實(shí)現(xiàn)公文管理的電子化還需要多維思考，以下內(nèi)容供參考：

擬稿：修改的過程應(yīng)該有不同正文版本保留修改痕跡（發(fā)文單填寫、正文起草、確定是否會(huì)簽、會(huì)簽人是誰、確定發(fā)送范圍） 。

會(huì)簽：需要版本保留痕跡；有權(quán)限的人可以查看痕跡；涉及到手寫批注 ； 查看正文、修改正文、提供會(huì)簽意見 。

審稿：綜合會(huì)簽意見并修改正文確定簽發(fā)方式、確定簽發(fā)人是哪位或哪些領(lǐng)導(dǎo) 。

簽發(fā)：相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)簽發(fā)意見或退回 。

編號(hào)：對(duì)正式發(fā)文進(jìn)行文件編號(hào) 。

蓋章：需要電子印章，涉及到印章管理 。

套紅：必須符合一定的格式 。

分發(fā)簽收：可以知道應(yīng)閱、已閱、未閱 。

查閱：內(nèi)部收文單位查看正式發(fā)文 。

打?。罕仨毮軌蚩刂普l可以打印紅頭文件幾份；黑頭文件是否需要控制打印 。

執(zhí)行：督辦、催辦 。

公文歸檔查詢：可以很方便按照時(shí)間、主題、關(guān)鍵詞、發(fā)文單位等屬性進(jìn)行檢索、歸類 。

……

只要政府單位存在、權(quán)利存在，公文便會(huì)一直會(huì)存在下去。隨著無紙化辦公的發(fā)展，協(xié)同 OA系統(tǒng)的普及，公文的發(fā)展將有望實(shí)現(xiàn)完全電子化：公文的數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一、所有單位的公文都可以對(duì)接、電子簽證的合法性和權(quán)威性受到廣泛認(rèn)可……

OA系統(tǒng)對(duì)公文的電子化管理獲得更廣泛的推廣還需要手機(jī)或者PAD能夠支撐版式文件，移動(dòng)化的電子公文管理將是一個(gè)趨勢(shì)。