整理文件有哪些過程

本篇文章給大家分享的是有關(guān)整理文件有哪些過程，小編覺得挺實用的，因此分享給大家學(xué)習(xí)，希望大家閱讀完這篇文章后可以有所收獲，話不多說，跟著小編一起來看看吧。

1、將全部文件收集起來。

文件歸檔工作是按一定周期進(jìn)行的，可能是一年，也可能是一個季度，因此進(jìn)行歸檔工作時，首先要以年或者季度為單位，將所有文件收集齊全，確保后期歸檔工作順利進(jìn)行。

2、按照相關(guān)章程進(jìn)行篩選。

一般來說，沒有當(dāng)前和后期參考、使用或執(zhí)行價值的文件無需保存，此類文件可以首先剔除并進(jìn)行銷毀，剩余文件則可根據(jù)本機(jī)關(guān)單位關(guān)于文件歸檔管理的具體要求進(jìn)行篩選。

3、劃分類別和級別。

篩選工作完成后，檔案管理人員可以先按照文件所屬部門名稱進(jìn)行橫向分類，再按照上下級的隸屬關(guān)系進(jìn)行縱向排列，無法劃分級別的文件，可酌情與本部門文件并列歸檔。

4、確定保管期限。

凡是在本機(jī)關(guān)實體及其職能上能構(gòu)成全局程度影響的文件，均需要永久保存，其余歸檔文件可根據(jù)其價值的影響時長及相關(guān)規(guī)章制度來預(yù)留足夠的保管期限，不可過早銷毀。

5、修繕文件內(nèi)容。

對于文件中存在的疏漏或損毀等情況，檔案管理人員需要咨詢文件來源處的同事，獲取正確內(nèi)容并對文件進(jìn)行修補(bǔ)增刪，另外還需要規(guī)范文件紙張大小及裝訂物以便保存。

6、對文件進(jìn)行編號。

檔案管理人員可以按照從上到下、從主要到次要的排列順序?qū)㈥P(guān)聯(lián)緊密的紙質(zhì)文件先裝訂成一個基本單位，再按照類別、級別和時間裝訂成一個二級單位，然后用歸檔章編號。

7、裝盒并編制檢索目錄。

按照文件上歸檔章的信息將所有文件打印一份目錄，文件依次裝盒，規(guī)范填寫檔案盒上各個項目并編號，編號要統(tǒng)一連貫，最后匯總所有文件目錄，方便后期快速查閱檔案。

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