做好軟件項目的驗收的方法

1、積極主動地與客戶進行溝通

(1）、項目中一定要有溝通策略,和高管如何匯報工作進展,取得支持?和中層如何就業(yè)務目標不斷確認,逐步清晰?和基層如何就項目應用操作模式達成一致,持續(xù)改進?都需要通過溝通反饋完成.
 

溝通的作用對于高管是讓他們清楚項目一直按照目標前進,每個階段工作進展是否順利,影響項目正常運做原因是什么,需要哪些資源幫助.和高管溝通比較多的話,第一個好處是高管經常聽匯報就知道項目進展程度,可以安排反饋檢查,看是否具備項目所說的進展,這樣一旦認可了各個階段目標后,最終要求高管簽字確認也就順理成章了.給高管匯報技巧就是簡潔明了,真實客觀,有理有據(jù)分析問題,提出對策建議請其決策即可.

中層往往是項目主要的推動力量和實際執(zhí)行者,也往往是對具體業(yè)務需求最主要的要求者,他們對企業(yè)實際運做過程最清楚,提出要求最具體,而且項目驗收與否沒有中層的同意往往也是不太容易做到的.往往通過前期業(yè)務調研只能對企業(yè)項目目標有一個大的,宏觀的認識,但如何細化并最終落實并非是一步到位的過程.因此在整個項目過程中,雙方項目組要不斷溝通,特別是企業(yè)中層溝通,才能逐步認識越來越深刻,最終達成一致.

和基層的溝通主要體現(xiàn)對最終用戶的關懷,定期主動和最終用戶溝通,消除一些怨氣,讓用戶能堅持用下去,這個時候往往發(fā)現(xiàn)很多用戶真的是非常好相處,盡管軟件還有很多值得改進的地方,但他們一旦認可團隊,反而會盡心盡力幫助推動項目的進行.

(2）、目前一般要求每個項目經理在項目進行中都要填寫詳盡的項目月報,反映項目的進度,與計劃的偏差,完成的項目內容,投入人力,目前項目存在的問題,以及預計項目下月的進度等等.將進度月報交部門負責人、項目管理中心、總經辦審閱.

(3）、類似地也要制定針對客戶的月報甚至是周報,將相關的信息反應到客戶方的負責人,及相關高層.可以先發(fā)郵件,然后還要電話落實收到并口頭簡要匯報,特別是高管層,千萬不要以為發(fā)了就等于別人會去看,一定要口頭跟進匯報一次,保證客戶各方面負責人對項目進展做到心中有數(shù).

2、寫好備忘錄和問題跟蹤記錄
 

(1)、在一個漫長項目周期中，很多工作做了也就做了，認可了也就認可了，時間一長也就忘記了很多承諾和約定，到了驗收的時候就翻出來重新要，這種事情很多人可能都經歷過，明明說得可以先不做的內容最終驗收的時候又成了必要條件。所以在一個項目中要順利驗收，一定要寫好備忘錄，把平時項目過程中重要階段點雙方達成的共識詳細記錄下來，以備查詢。

(2)、項目組在每次現(xiàn)場工作都必須要寫備忘錄，備忘錄必須注明現(xiàn)場工作天數(shù)，按時間段寫清楚工作內容，性質和時間長度。

例如培訓工作要寫清楚培訓人員名稱，培訓內容，培訓小時數(shù)，培訓掌握效果；

例如裝機工作要寫清楚裝機軟件，裝機臺數(shù)，是否可正常使用等等細節(jié)。

(3)、每次備忘錄要口頭交流認可后才打印簽字確定階段性工作成果。下次工作則根據(jù)前次備忘錄的雙方約定繼續(xù)進行，保障項目在每次工作基礎上不斷前進，并用備忘錄約束雙方的行為。

(4)、備忘錄標準的寫法是先簡要匯報階段工作中內容，要用積極肯定性的文字給自己前一段工作或者一些提法給出正面結論，這樣大家看了才有信心。

(5)、這個工作內容往往是上一階段約定要解決的內容，而且在這次現(xiàn)場工作中得到解決的內容，要考慮和上一次備忘錄約定工作內容的呼應，很多人寫備忘錄，純粹是為了備忘而備忘，備忘錄三大功能，第一是備忘，第二是繳功，第三是約定后續(xù)工作安排，推動事情繼續(xù)前進。所以寫備忘錄首先要講上一次我們約定什么工作，這次是否完成，完成質量如何，沒有完成是什么原因造成的，是否納入下一次解決的內容，這樣的文檔才有體系，也能體現(xiàn)出一個人整個項目過程中的脈絡，否則寫這么多備忘有什么用？

(6)、結論出來后后備忘錄要詳細描述自己所做工作細節(jié)，細節(jié)越詳細越好，讓項目組彼此認可工作內容和質量，而且對服務工作量可以有一個客觀的評估。而且在寫備忘錄時發(fā)現(xiàn)自己大量時間并非在有效溝通或者在推動項目實施上，那么意味著項目已經是在失去控制路上，應該立即引起警覺并采取措施解決。

(7)、備忘錄最后還要約定下一階段雙方工作安排，在后續(xù)工作中嚴格按照備忘錄設計自己的工作計劃，了解企業(yè)項目組進展，如果企業(yè)項目組方面配合出現(xiàn)問題，在下次備忘錄中要明確指出責任承擔方，給用戶形成一定的壓力，從而更好推動項目走向前進。一些重要的項目目標約定或者驗收意見可以單獨寫備忘錄，在最終驗收時可以作為依據(jù)。這樣一個備忘錄一個腳印推動項目向目標前進，每個備忘錄都在前一階段工作上有一點點進步，最終項目驗收就是水到渠成的事情。

(8)、除了實施備忘錄外，實施人員最好給每天工作做詳細記錄，實施備忘錄個人認為只是一個工作進度大概描述，而且可能會有水分，因而需要有一個每天工作的詳細記錄用于自己或者團隊成員準確把握項目脈搏，及時發(fā)現(xiàn)問題，個人也能隨時做項目回顧，用戶的反復也能隨時記錄在案，如果出現(xiàn)項目延誤，也能有理有節(jié)和用戶應對。

3、精心準備一次成功的匯報

(1)、如果項目準備驗收了，一般要安排一次驗收鑒定，這個鑒定可能是要請專家來看，可能是企業(yè)內部組織，也可能就是幾個人認可簽字即可。因此如果要驗收，最后鑒定這個工作質量要高。

(2)、要準備好一套模擬現(xiàn)場環(huán)境的演示環(huán)境，要有足夠真實的數(shù)據(jù)，要設計一套體現(xiàn)應用特色介紹流程，要準備一套詳實匯報材料和相應PPT。

(3)、要保證驗收大會順利通過，其實是在驗收大會前將相關匯報工作和現(xiàn)場應用情況和企業(yè)領導做過匯報，并得到充分認可。

參考資料：  如何做好軟件項目的驗收   http://www.studyofnet.com/news/955.html